Privacy Notice in relation to Job Applicants
DATA PRIVACY NOTICE
Dear Applicants,
This privacy notice (“Privacy Notice”) is to inform you that your personal data is being processed by or on behalf of Financial Markets Ombudsman Service (“FMOS”, “we”, “us” or “our”), pursuant to the statutory requirements of the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”).
What Kind of Personal Data We Collect?
Personal data means any information in our possession that relates directly or indirectly to you to the extent where you can be identified from that and from other information in our possession such as your name, address, telephone numbers, NRIC No., date of birth, gender, email address, your image or photograph, income tax reference number, previous education and work experience information, bank account number, EPF and SOCSO reference number, name(s), date(s) of birth and contact details of spouse, next of kin, and children, medical history, reference checks, last drawn salary, emergency contact, and any information generated in the course of your application with us.
Personal data would for purposes of this notice include sensitive personal data which means any personal data consisting of information as to your physical or mental health or condition, religious beliefs or other beliefs of a similar nature, biometric data, and/or the commission or alleged commission of an offence.
How We Use Your Personal Data
We will process your personal data (including your sensitive personal data) for the following purposes:
Sources of Your Personal Data
Your personal data may be collected from various sources including but not limited to information provided directly by you (whether in oral or written form), including those provided during the recruitment stage or application process (e.g. information in your resume or application form(s)), or any information otherwise generated in the course of your application with us.
Additionally, the selection process may involve the supply of further information, and we may obtain such information from third parties (including but not limited to, information from your referees, public records, background check agencies, recruitment agencies, medical reports or assessments from our appointed panel of clinics or doctors such as where pre-employment health screenings are required) regarding the qualifications, experience, eligibility and/or other information for recruitment-related purposes. All such information will be kept strictly confidential and used for assessing your application only.
In some circumstances, your personal data may be collected indirectly from monitoring devices or by other means for example, building access control and monitoring systems, closed circuit television.
Disclosure of Your Personal Data to Third Parties, and Transfers out of Malaysia
We may disclose your personal data to third parties in connection with any of the Purposes above, some of whom may be located outside of Malaysia. Third parties to whom your personal data may be disclosed by us are as follows:
What If Personal Data Provided by You Is Incomplete?
It is necessary for us to collect and process your personal data. If you do not provide us with your personal data, we will not be able to assess and process your application, offer you employment with us, manage and maintain your employment relationship with us, process your personal data for any of the Purposes or offer you all employment benefits.
Security of your Personal Data
We are committed to ensuring that your personal data is stored securely, in accordance with the data security requirements under the PDPA, and as per FMOS policies.
Retention Period
We process your personal data only for as long as necessary to fulfil the Purposes stated above, and thereafter for as long as we are required to do so under the relevant statutory limitation periods, applicable laws and regulations, and as per FMOS policies. Please note that if your application is unsuccessful, we may keep your personal data for such period of time as required or authorised under any applicable law.
Your Rights to Access and Correct Your Personal Data
To the extent that the applicable law allows, you have the right to request for access to, request for a copy of, request to update or correct, your personal data held by us. You also have the right at any time to request us to limit the processing and use of your personal data. Notwithstanding the foregoing, we reserve our rights to rely on any statutory exemptions and/or exceptions to collect, use and disclose your personal data.
All your written requests or queries should be addressed to:
Attention : Data Protection Officer (DPO)
Address : Financial Markets Ombudsman Service (FMOS)
Level 14 Main Block, Menara Takaful Malaysia
No. 4, Jalan Sultan Sulaiman
50000 Kuala Lumpur
Contact No. : +603 2272 2811
Email Address :
By providing your personal data to us, you consent to us processing your personal data in accordance with this Privacy Notice, and you confirm that all personal data provided by you is accurate and complete, and that none of it is misleading or out of date. You will promptly update us in the event of any change to your personal data.
To the extent that you have provided (or will provide) personal data about your family members, spouse and/or other dependents, you confirm that you have explained (or will explain) to them that their personal data will be provided to, and processed by, us and you represent and warrant that you have obtained their consent to the processing (including disclosure and transfer) of their personal data in accordance with this Privacy Notice.
We reserve the right to update and amend this Privacy Notice from time to time. We will notify you of any amendments to this Privacy Notice via appropriate means. If we amend this Privacy Notice, the amendment will only apply to personal data collected after we have posted the revised Privacy Notice.
This Privacy Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.
* * * * *
Versi Bahasa Malaysia
Pemohon yang dihormati,
Notis privasi ini (“Notis Privasi”) bertujuan untuk memaklumkan kepada anda bahawa data peribadi anda sedang diproses oleh atau bagi pihak Financial Markets Ombudsman Service (“FMOS”, “kami”, “kita” atau “milik kami”) selaras dengan keperluan statutori Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”).
Apakah Jenis Data Peribadi yang Kami Kumpul?
Data peribadi bermaksud sebarang maklumat dalam milikan kami yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan anda setakat mana yang boleh mengenal pasti anda berdasarkan maklumat tersebut dan maklumat lain yang berada dalam milikan kami seperti nama, alamat, nombor telefon, No. KP, tarikh lahir, jantina, alamat e-mel, imej atau gambar anda, nombor rujukan cukai pendapatan, maklumat pendidikan dan pengalaman kerja terdahulu, nombor akaun bank, nombor rujukan KWSP dan PERKESO, nama, tarikh lahir dan butiran hubungan pasangan, waris terdekat dan anak-anak, sejarah perubatan, semakan rujukan, gaji terakhir, nombor hubungan kecemasan, serta apa-apa maklumat lain yang dijana semasa proses permohonan anda dengan kami.
Data peribadi bagi tujuan-tujuan notis ini termasuk data peribadi sensitive yang mana bermaksud sebarang data peribadi yang mengandungi maklumat berkaitan kesihatan atau keadaan fizikal atau mental anda, kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang seumpamanya, data biometrik, dan/atau rekod kesalahan jenayah yang dilakukan atau didakwa dilakukan.
Bagaimana Kami Menggunakan Data Peribadi Anda
Kami akan memproses data peribadi anda (termasuk data peribadi sensitif anda) bagi tujuan-tujuan berikut:
Sumber-sumber Data Peribadi Anda
Data peribadi anda mungkin dikumpulkan daripada pelbagai sumber termasuk tetapi tidak terhad kepada maklumat yang diberikan secara langsung oleh anda (sama ada secara lisan atau bertulis), termasuk maklumat yang diberikan semasa peringkat pengambilan atau proses permohonan (contohnya maklumat dalam resume atau borang permohonan anda), atau maklumat lain yang dijana sepanjang proses permohonan anda dengan kami.
Selain itu, proses pemilihan mungkin melibatkan penyediaan maklumat tambahan, dan kami mungkin memperoleh maklumat tersebut daripada pihak ketiga (termasuk tetapi tidak terhad kepada maklumat daripada pemberi rujukan anda, rekod-rekod awam, agensi-agensi semakan latar belakang, agensi-agensi pengambilan, laporan-laporan atau penilaian-penilaian perubatan daripada panel klinik atau doktor yang dilantik oleh kami sekiranya pemeriksaan kesihatan pra-pekerjaan diperlukan) berkaitan kelayakan, pengalaman, kesesuaian dan/atau maklumat lain bagi tujuan-tujuan pengambilan. Semua maklumat ini akan disimpan secara sulit dan digunakan hanya bagi tujuan penilaian permohonan anda.
Dalam keadaan tertentu, data peribadi anda juga mungkin dikumpul secara tidak langsung melalui peranti pemantauan atau kaedah lain, contohnya sistem kawalan dan pemantauan akses bangunan, kamera litar tertutup.
Pendedahan Data Peribadi kepada Pihak Ketiga dan Pemindahan ke luar Malaysia
Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada pihak ketiga berhubung dengan mana-mana Tujuan di atas, termasuk kepada pihak yang berada di luar Malaysia. Pihak ketiga yang mungkin menerima pendedahan data peribadi anda adalah seperti berikut:
Bagaimana Jika Data Peribadi yang Diberikan oleh Anda Tidak Lengkap?
Adalah perlu bagi kami untuk mengumpul dan memproses data peribadi anda. Sekiranya anda tidak memberikan data peribadi anda kepada kami, kami tidak dapat menilai dan memproses permohonan anda, menawarkan pekerjaan dengan kami kepada anda, mengurus dan mengekalkan hubungan pekerjaan dengan anda, memproses data peribadi anda bagi mana-mana Tujuan atau menawarkan semua faedah pekerjaan kepada anda.
Keselamatan Data Peribadi anda
Kami komited untuk memastikan data peribadi anda disimpan dengan selamat, selaras dengan keperluan keselamatan data di bawah PDPA dan dasar-dasar FMOS.
Tempoh Penyimpanan
Kami memproses data peribadi anda hanya selama tempoh yang perlu bagi memenuhi Tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas, dan selepas itu selama mana kami dikehendaki berbuat demikian di bawah tempoh had statutori yang berkenaan, undang-undang serta peraturan yang berkuat kuasa, dan menurut dasar FMOS. Sekiranya permohonan anda tidak berjaya, kami mungkin menyimpan data peribadi anda untuk tempoh masa yang diperlukan atau dibenarkan di bawah mana-mana undang-undang yang terpakai.
Hak Anda untuk Mengakses dan Membetulkan Data Peribadi Anda
Setakat mana yang dibenarkan undang-undang yang berkenaan, anda berhak untuk meminta akses kepada, meminta salinan bagi, meminta untuk mengemas kini atau membetulkan, data peribadi anda yang disimpan oleh kami. Anda juga berhak untuk meminta kami mengehadkan pemprosesan dan penggunaan data peribadi anda pada bila-bila masa. Walau bagaimanapun, kami berhak untuk bergantung kepada mana-mana pengecualian statutori dan/atau pengecualian lain untuk mengumpul, menggunakan dan mendedahkan data peribadi anda.
Semua permintaan atau pertanyaan bertulis hendaklah dialamatkan kepada:
Perhatian : Data Protection Officer (DPO)
Alamat : Financial Markets Ombudsman Service (FMOS)
Level 14 Main Block, Menara Takaful Malaysia
No. 4, Jalan Sultan Sulaiman
50000 Kuala Lumpur
No. Hubungan : +603 2272 2811
Alamat E-mail :
Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju untuk kami memproses data peribadi anda selaras dengan Notis Privasi ini, dan anda mengesahkan bahawa semua data peribadi yang diberikan oleh anda adalah tepat dan lengkap, serta tidak mengelirukan atau lapuk. Anda juga akan memaklumkan kami dengan segera sekiranya terdapat sebarang perubahan terhadap data peribadi anda.
Setakat yang anda telah berikan (atau akan berikan) data peribadi mengenai ahli keluarga anda, pasangan dan/atau tanggungan lain, anda mengesahkan bahawa anda telah menjelaskan (atau akan menjelaskan) kepada mereka bahawa data peribadi mereka akan diberikan kepada, dan diproses oleh, kami serta anda mewakili dan menjamin bahawa anda telah memperoleh persetujuan mereka untuk pemprosesan (termasuk pendedahan dan pemindahan) data peribadi mereka selaras dengan Notis Privasi ini.
Kami berhak untuk mengemas kini dan meminda Notis Privasi ini dari semasa ke semasa. Kami akan memaklumkan anda tentang sebarang pindaan kepada Notis Privasi ini melalui cara-cara yang sesuai. Sekiranya kami meminda Notis Privasi ini, pindaan tersebut hanya akan terpakai kepada data peribadi yang dikumpul selepas Notis Privasi yang telah disemak disiarkan.
Notis Privasi ini dikeluarkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat percanggahan atau ketidakselarasan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.
