Privacy Notice in relation to Vendors/Suppliers/Distributors/Service Providers

Privacy Notice in relation to Vendors/ Suppliers/ Distributors/ Service Providers

DATA PRIVACY NOTICE

Dear Service Providers,

This privacy notice (“Privacy Notice”) describes how Financial Markets Ombudsman Service (“FMOS”, “we”, “us” or “our”) process your personal data.

What Kind of Personal Data We Collect?

Personal data means any information in our possession that relates directly or indirectly to an individual to the extent that the individual can be identified from that and from other information in our possession such as your name, address, telephone numbers, NRIC No., date of birth, email address, job designation, etc.

How We Use Your Personal Data

The personal data collected from you will be used for the following purposes (collectively referred to as “Purposes”):

• to communicate with you,
• engage you to provide products and/or services to us and/or on our behalf,
• respond to your enquiries or complaints,
• process your invoices in relation to the sale/supply/distribution of your products and/or services,
• for general administrative and record keeping purposes, and
• other purposes required to operate and maintain our business or related to your relationship with us.

Sources of Your Personal Data

We may obtain your personal data from yourself and from a variety of sources, including from third parties connected with you (e.g. your other members), and from such other permissible or authorized sources (e.g. information collected when we visit your website or authorised directories).

We will process your personal data in accordance with the PDPA, its applicable regulations, guidelines and/or orders, taking into account the latest amendments to the foregoing, this Privacy Notice and any privacy terms contained in your agreement(s) or terms of use with us.

Disclosure of Your Personal Data to Third Parties, and Transfers out of Malaysia

We may disclose your personal data to third parties in connection with any of the Purposes above, some of whom may be located outside of Malaysia. Third parties to whom your personal data may be disclosed by us are as follows:

• our professional advisers, vendors, suppliers, agents, contractors, service providers, business partners, insurance companies, banks, financial institutions, successor in title to us,
• any governmental agencies, regulatory authorities and/or statutory bodies,
• parties involved in any corporate exercise (e.g. proposed or actual mergers and/or acquisitions, joint venture, funding exercise, asset sale or for any other matter of such nature which relates to us), within or outside Malaysia, and
• where necessary, to any party who undertakes to keep your personal data confidential in carrying out the Purposes mentioned above or to persons to whom we are compelled or required under the law to make such disclosure to.

What If Personal Data Provided by You Is Incomplete?

It is necessary for us to collect and process your personal data. If you do not provide us with your personal data, we will not be able to effectively engage you to provide products and/or services to us and/or on our behalf, or issue payments to you for products and/or services provided, or process your personal data for any of the Purposes, if at all.

Security of your Personal Data

We are committed to ensuring that your personal data is stored securely, in accordance with the data security requirements under the PDPA, and as per FMOS policies.

Retention Period

We process your personal data only for as long as necessary to fulfil the Purposes stated above, and thereafter for as long as we are required to do so under the relevant statutory limitation periods, applicable laws and regulations, and as per FMOS policies.

Your Rights to Access and Correct Your Personal Data

You have the right to request for access to, request for a copy of and request to update or correct, your personal data held by us. You also have the right at any time to request us to limit the processing and use of your personal data (for example, requesting us to stop sending you any marketing and promotional materials or contacting you for marketing purposes), subject to our right to rely on any statutory exemptions and/or exceptions to collect, use and disclose your personal data.

Your written requests or queries should be addressed to:

Attention : Data Protection Officer (“DPO”)

Address : Financial Markets Ombudsman Service (FMOS)

Level 14 Main Block, Menara Takaful Malaysia

No. 4, Jalan Sultan Sulaiman

50000 Kuala Lumpur

Contact No. : +60​3​ ​2272​ ​2811

Email Address :

By providing your personal data to us, you consent to us processing your personal data in accordance with this Privacy Notice, and you confirm that all personal data provided by you is accurate and complete, and that none of it is misleading or out of date. You will promptly update us in the event of any change to your personal data.

To the extent that you have provided (or will provide) personal data about your directors, shareholders, employees, representatives, agents (if you are a corporate entity/an organisation) and/or other individuals, you confirm that you have explained (or will explain) to them that their personal data will be provided to, and processed by, us and you represent and warrant that you have obtained their consent to the processing (including disclosure and transfer) of their personal data in accordance with this Privacy Notice.

We reserve the right to update and amend this Privacy Notice from time to time. We will notify you of any amendments to this Privacy Notice via announcements on our website or other appropriate means. If we amend this Privacy Notice, the amendment will only apply to personal data collected after we have posted the revised Privacy Notice.

This Privacy Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.

* * * * *

Versi Bahasa Malaysia

NOTIS PRIVASI

Penyedia Perkhidmatan yang Dihormati,

Notis privasi ini (“Notis Privasi”) menerangkan cara Financial Markets Ombudsman Service (“FMOS”, “kami”, “kita” atau “milik kami”) memproses data peribadi anda.

Apakah Jenis Data Peribadi yang Kami Kumpul?

Data peribadi bermaksud apa-apa maklumat dalam milikan kami yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan seseorang individu setakat mana individu tersebut boleh dikenal pasti daripada maklumat itu dan daripada maklumat lain yang berada dalam milikan kami, seperti nama, alamat, nombor telefon, No. KP, tarikh lahir, alamat e-mel, jawatan, dll.

Bagaimana Kami Menggunakan Data Peribadi Anda

Data peribadi yang dikumpulkan daripada anda akan digunakan bagi tujuan-tujuan berikut (secara kolektif dirujuk sebagai “Tujuan-tujuan”):

• untuk berkomunikasi dengan anda,
• melantik anda untuk membekalkan produk-produk dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami dan/atau bagi pihak kami,
• membalas kepada pertanyaan atau aduan anda,
• memproses invois-invois anda berkaitan jualan/pembekalan/pengedaran produk-produk dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan anda,
• bagi tujuan-tujuan pentadbiran am dan penyimpanan rekod, dan
• tujuan-tujuan lain yang perlu untuk menjalankan serta mengekalkan perniagaan kami atau yang berkaitan dengan hubungan anda dengan kami.

Sumber-sumber Data Peribadi Anda

Kami mungkin memperoleh data peribadi anda daripada diri anda sendiri dan daripada pelbagai sumber lain, termasuk pihak ketiga yang berkaitan dengan anda (contohnya, ahli-ahli anda yang lain), serta daripada sumber-sumber lain yang dibenarkan atau diiktiraf (contohnya, maklumat yang dikumpul apabila kami melawat tapak web anda atau direktori yang dibenarkan).

Kami akan memproses data peribadi anda selaras dengan PDPA, peraturan, garis panduan dan/atau perintah yang berkuat kuasa, termasuk pindaan-pindaan terkini, Notis Privasi ini dan mana-mana terma privasi yang terkandung dalam perjanjian atau terma-terma penggunaan anda dengan kami.

Pendedahan Data Peribadi Anda kepada Pihak Ketiga dan Pemindahan ke luar Malaysia

Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada pihak ketiga berhubung dengan mana-mana Tujuan di atas, dan sesetengah pihak tersebut mungkin terletak di luar Malaysia. Pihak-pihak ketiga yang mungkin menerima pendedahan data peribadi anda adalah seperti berikut: 

• penasihat-penasihat profesional kami, vendor-vendor, pembekal-pembekal, ejen-ejen, kontraktor-kontraktor, penyedia-penyedia perkhidmatan, rakan perniagaan, syarikat-syarikat insurans, bank-bank, institusi-institusi kewangan, pengganti hak milik kami (successor in title),
• mana-mana agensi kerajaan, pihak berkuasa kawal selia dan/atau badan berkanun,
• pihak-pihak yang terlibat dalam mana-mana urusan korporat (contohnya cadangan atau pelaksanaan penggabungan dan/atau pengambilalihan, usaha sama, urusan pembiayaan, penjualan aset atau perkara lain yang seumpamanya berkaitan dengan kami), sama ada di dalam atau di luar Malaysia, dan
• jika perlu, mana-mana pihak yang beraku janji untuk mengekalkan kerahsiaan data peribadi anda dalam melaksanakan Tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas atau pihak-pihak yang kami wajib atau dikehendaki untuk mendedahkan maklumat tersebut di bawah undang-undang.

Bagaimana Jika Data Peribadi yang Diberikan oleh Anda Tidak Lengkap?

Adalah perlu bagi kami untuk mengumpul dan memproses data peribadi anda. Sekiranya anda tidak memberikan data peribadi anda kepada kami, kami tidak akan dapat melantik anda untuk membekalkan produk-produk dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami dan/atau bagi pihak kami, atau membuat pembayaran kepada anda bagi produk-produk dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan yang diberikan, atau memproses data peribadi anda bagi mana-mana Tujuan tersebut, sekiranya ada.

Keselamatan Data Peribadi anda

Kami komited untuk memastikan bahawa data peribadi anda disimpan dengan selamat, selaras dengan keperluan keselamatan data di bawah PDPA dan dasar-dasar FMOS.

Tempoh Penyimpanan

Kami hanya akan memproses data peribadi anda selama mana yang perlu bagi memenuhi Tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas, dan selepas itu selama mana kami dikehendaki berbuat demikian menurut tempoh had statutori yang berkaitan, undang-undang dan peraturan yang berkenaan, serta dasar-dasar FMOS.

Hak Anda untuk Mengakses dan Membetulkan Data Peribadi Anda

Anda berhak untuk meminta bagi akses, meminta bagi salinan, serta meminta untuk mengemas kini atau membetulkan, data peribadi anda yang dipegang oleh kami. Anda juga berhak pada bila-bila masa untuk meminta kami mengehadkan pemprosesan dan penggunaan data peribadi anda (contohnya, meminta kami menghentikan penghantaran bahan-bahan pemasaran atau promosi kepada anda atau menghubungi anda bagi tujuan-tujuan pemasaran), tertakluk kepada hak kami untuk bergantung pada mana-mana pengecualian statutori dan/atau pengecualian untuk mengumpul, menggunakan dan mendedahkan data peribadi anda.

Permohonan atau pertanyaan bertulis anda hendaklah dialamatkan kepada:

Perhatian : Pegawai Perlindungan Data (“DPO”)

Alamat : Financial Markets Ombudsman Service (FMOS)

Level 14 Main Block, Menara Takaful Malaysia

No. 4, Jalan Sultan Sulaiman

50000 Kuala Lumpur

No Telefon : +60​3​ ​2272​ ​2811

Alamat Email :

Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda memberi keizinan kepada kami untuk memproses data peribadi anda selaras dengan Notis Privasi ini, dan anda mengakui bahawa semua data peribadi yang diberikan adalah tepat dan lengkap serta tidak mengelirukan atau lapuk. Anda hendaklah segera memaklumkan kami sekiranya terdapat sebarang perubahan pada data peribadi anda.

Setakat mana yang anda telah berikan (atau akan berikan) data peribadi berkenaan pengarah-pengarah, pemegang-pemegang saham, pekerja-pekerja, wakil-wakil, ejen-ejen (jika anda merupakan entiti korporat/organisasi) dan/atau individu lain, anda mengesahkan bahawa anda telah menerangkan (atau akan menerangkan) kepada mereka bahawa data peribadi mereka akan diberikan kepada, dan diproses oleh kami, dan anda menjamin bahawa anda telah memperoleh keizinan mereka bagi pemprosesan (termasuk pendedahan dan pemindahan) data peribadi mereka selaras dengan Notis Privasi ini. 

Kami berhak untuk mengemas kini dan meminda Notis Privasi ini dari semasa ke semasa. Kami akan memaklumkan anda mengenai sebarang pindaan kepada Notis Privasi ini melalui pengumuman di tapak web kami atau melalui cara lain yang bersesuaian. Jika kami meminda Notis Privasi ini, pindaan tersebut hanya akan terpakai kepada data peribadi yang dikumpulkan selepas Notis Privasi yang telah dikemas kini disiarkan.

Notis Privasi ini dikeluarkan dalam versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan atau percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.